ゆるふわSEの日常♪

IT業界でゆるふわSE(ゆるーく楽に仕事をしたいw)になりたい人あーつまれ(*´▽`*)♪

【超保存版】実務において無意識レベルで使っているドキュメント作成や確認時の技/ノウハウについて思い出せる限り書き出してみたんだ(解説付き)♪〜みんなで素敵な資料を作りましょ(●´ω`●)♪〜

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おはこんばんちは!ゆるふわSEの「ゆるちょここ」です♪(*´ω`*)
皆さんは普段お仕事でなんらかの資料を作成するときにどんなアプリケーションで作成していますか?

読み物系の文章が主な場合は「Word」で、表とかグラフとかが主な場合は「Excel」で、プレゼン用の資料だったら「PowerPoint」で、などなどが主流かなぁと思います。今回は、そんな資料作成や確認の際にもしかしたらためになっちゃうかもな門外不出な技/ノウハウを本ブログを見ている方限定にスーパー大公開しちゃいしまーす♪

(しまった、ハードルあげすぎたかもしれない・・・w)

 

以前「超保存版」シリーズとしてショートカットキーについての記事を書きましたが、それが結構評判だったみたいなので、今回はそれに引き続き第二弾のノウハウ公開でーす♪(*´▽`*)

※その時の記事はこちら♪

www.yurufuwase.com

ということで気楽にご覧ください☆彡

※主にWordとExcelに使えますよ!

 

■1:資料を確認/参照したいなぁ(*´▽`*)って思ったときはぁ・・・?!

⇒資料を[右クリック]→[新規作成]で開く

 

【1の解説ー♪】

⇒資料の中身を見たい時ってありますよね?そんな時、皆さんはどーやって開きますか?普通はダブルクリックですよね!そーです!普通に正解です!w

なのですが、それはローカルファイルであれば良いですが、ファイルサーバ上のファイルですと、排他制御のロックがかかって他の人が同様にダブルクリックで開こうとすると読み取り専用になってしまいます。もし、その人が編集したかったら編集できなくなっちゃって開いている人に対して「ちょっとすみませんけどファイル閉じてもらっていーですか?!」ってやりとりが発生しちゃいますよね(´・ω・`)。

ですが、新規作成で開けばその心配はご無用です✨(●´ω`●)元ファイルとは別ファイルとして開かれるので、ロックがかからず安心してファイルを閲覧できるようになります✨

あと、この技にはもう一つ良いところがあってそれは「不用意にファイルを保存してしまうことがない」ということです。

これは何かと言うと、よくドキュメントを作成する人はショーカットキーを多用するのですが、そんな人は事あるごとに「ctrl + s(ファイルの保存)」でファイルを保存するのがクセになっている人が多いです(あれ、私だけ?w)これの何がまずいかというと、例えば社内で承認されたドキュメント等が変更履歴もなしに謎の新しい時間の更新日時になった場合、承認後のドキュメントの一体どこを勝手に変えたんだよ(´・ω・`)とか周りがざわざわしちゃうことがあったりしますwなのでそんな無用のトラブルが防げるので結構おススメです☆彡

「見るだけの時は新規作成で」、「編集する時はダブルクリックで」と無意識レベルで操作できるよーになると上記のようなことから解放されるので、時と場合で使い分けるととっても良いと思います✨(*´▽`*)

 

■2:あれ、この資料どこまで作ったっけな(´・ω・`)って思った時はぁ・・・?!

⇒「ファイル名の接頭」や「タブ名などの接頭」に作業進捗が分かる目印(例えばw、e等)を付けたり、章やセルを色分けすることによって区別しましょー!

 

【2の解説ー♪♪】

⇒皆さんは資料を作成している時、ここまでは作成が完了していて、ここはまだ作成中。ここからは未着手のような区別ってどのようにしていますか?

頭では覚えていても資料の作成期間が空いちゃったりすると、「ありゃ?!どこまでやったっけ?!(´・ω・`)」ってなることが多いよーな気がしています。というか私はよくなっていましたwそこで、どこまでやったかの進捗状況が分かる目印をつける習慣をつけましょー!というお話です。

まずは「e」と「w」の意味ですが、eは「end:完了」の略でwは「work:作業中」の略です。これを、触っている「ファイル名の接頭」や「エクセルのタブ名の接頭」につけるだけであら不思議!!!見ただけで作業中のファイル/タブなのか完了しているファイル/タブなのかが分かります✨(*^^*)

どーでしょー?!ちょっと便利そーじゃないですか?!w

もちろん、全ての作業が完了したら接頭のアルファベットは削除して完成です!

 

もう一つの便利技としては章やセルの色分けが挙げられます。

これまた単純明快!例えばExcelファイルですと自分の中で作業中の色(例えば黄色)と作業完了の色(例えば青)などを決めて該当のセルに色分けしていくだけです!

文章は上から下に書いていくと思いますので、例えば記載している箇所の上から一番下まで黄色で塗ってみて、上から作成や確認が終わったものから完了の色の青に塗り替えていきます。

これを実施することで視覚的にもどこまで終わったか分かりやすいですし、地味に少しずつでも完了の色が増えていくことによって小さな達成感を味わうことができます(わーい✨(*´▽`*))

あと、Wordでしたら大見出しや小見出しごとに色分けすれば章ごとの進捗が分かりやすいかと思います!

作成や確認の抜け漏れが減ること間違いなしだと個人的には思っていますw

 

■3:綺麗な(体裁や整合性)ドキュメントがつくりたーい(´・ω・`)と思った時はぁ?!
⇒ドキュメントというものはどんなに内容が良くても資料としての体裁が整っていなかったり、整合性が合っていないとその魅力が半減してしまいます(´・ω・`)

下記に、大事な「体裁の要素とそのうまい盛り込み方」、「整合性を保つために心がけた方が良いとこ」を挙げてくよっ!

 

【3の解説ー♪♪♪】

・テンプレのないドキュメントを作るときは、まず「目次」に力を注ぎましょー♪

⇒ドキュメントの作成において一番大事な部分は「目次」だと思っています。

まず、目次レベルの大項目で記載する範囲や内容に抜け漏れがないかを確認し、目次を確定させたうえで、各目次の詳細を記述していくというのがいー感じの流れだと思っています。

メンバにテンプレートのないドキュメントを作ってもらう時も、まずは最初に目次を作ってもらい、目次レビューを実施、そのうえで各目次に記載する大枠の内容と記載の仕方をすり合わせてから詳細を作ってもらうことにしています!

これにより、詳細を記述した後に大項目のレベルでの抜け漏れによる手戻り等を防ぐことができます☆彡

 

・ドキュメント間の前後関係があるものに関しては、前後の整合性を気にしましょう♪

⇒ドキュメント間で関連がある場合は整合性を常に意識します。

例えば、SEさんがプロジェクトでドキュメントを作成するときは基本的に「要件定義書」⇒「基本設計書」⇒「詳細設計書」・・・のような順序でドキュメントを作成していくのですが、その際に前後関係として、「要件定義書の内容をインプットとしてアウトプットの基本設計書を作成する。」、「基本設計書の内容をインプットとしてアウトプットの詳細設計書を作成する。」という関係性になるので、要件定義書に記載されている内容はその設計が基本設計書のどこかに記載されているはずだし、基本設計書の内容はその詳細が詳細設計書のどこかに記載されているはずです!

この前後関係を意識してドキュメントを作成することで、前後の順序関係があるドキュメントの作成について整合性をもれなく合わせることができます。

確認する際も同様の観点で確認すると抜け漏れの少ないレビューが実施できますよ☆彡

 

・誤字、脱字を極力なくしましょぉ♪

⇒レビューをしていてよく思うのが誤字、脱字が多いドキュメントを提出する人の多いこと多いこと。(´・ω・`)

そーいう人にはレビュー時にあえて口頭で内容を説明してもらうのですが、その時に気づく人が多いです。

そーです!声に出せばかなりの確率で自身の誤字、脱字に気づくはずなんですよね!

なので、作成後の見直しをするときに心の中で声を出しながら確認すると誤字、脱字はかなり減らすことができるでしょー!

誤字、脱字が多いとそこに思考がさえぎられて肝心の内容が入ってこないのがとっても残念なとこだと思っています。

誤字、脱字を極力減らし、素晴らしい内容のドキュメントを見せつけてやりましょー!(*´▽`*)

適切な言い回しや言葉を用いるのも重要ですが、このあたりは今までの経験量や読書量等に比例したりするので、地道に経験を積んでいくのが早道になります。

 

・ヘッダ、フッダをちゃんとつけよぉ♪

⇒「ヘッダ右上には作成日時と更新日時」、「フッダ下中央にはページ番号」、「フッダ右下には社外秘の旨記載」など会社やドキュメントの種類によってまちまちかと思いますが、「自分が作る時にはここにはこれを記載する」という基準があるとブレずに綺麗な体裁のドキュメントが作れます。

 

・印刷レイアウトもきちんと確認しよぉ♪

⇒ドキュメントは必ずしも印刷して使用するものばかりではありませんが、そのよーなドキュメントでも印刷レイアウト(改ページプレビュー)を意識して作成すると綺麗なドキュメントに一歩前進します!

ある程度作成が完了したら「印刷プレビュー内で、記載した文字や図などがきちんと見きれたりせずに入っているかどーか(Excelのセル内の文字であったり、吹き出しの文字などは標準画面だと入っていてもプレビューだと見切れていることが多々あったりします)」、「印刷時に視認性の高い倍率になっているかどーか(小さな文字だとおじさん達は近くの小さな文字が見えづらかったりします・・・(´・ω・`))」など納品ドキュメントはもちろんのこと常日頃意識しておくことで、また一つ綺麗なドキュメント作成能力の向上につながります。

 

・シートやセルの位置も確認しよぉ♪

⇒ドキュメントを作成したら誰かにレビューしてもらったり、どこかに納品したりすることが多いと思います。

例えばあなたが確認する立場になったときにWordを開いたら中央付近で開いたり、Excelを開いたら途中のシートの半端な位置にセルがあったりしてたらどのような印象を抱きますか?先頭まで戻ってから読むのがちょっと面倒くさいですよね?!

これを回避することで相手方の余計な雑念(心証が悪くなる)を排除することができます。

Wordであれば先頭に、Excelであれば各シートのセルを先頭セル(ctrl + homeボタンで基本A1セルに移動します)に合わせた上で先頭のシートに合わせておく。

最初は面倒かもしれませんが無意識レベルでこれをやっていくと綺麗なドキュメントを作る人と思われることが多くなります。

 

・プロパティの詳細も確認しよぉ♪

⇒ファイルを右クリックのプロパティから開き、詳細情報を見てみると、作成者の名前や会社名などが入っていることがあります。これの何が問題かというと他のドキュメントから雛形としてコピーしてドキュメントを作った時に、自分ではない作成者などの変な情報が入ったまま提出してしまうことになりかねません。

ここまで意識している方はあまり見かけませんが、WordやExcelの「問題のチェック>ドキュメント検査」機能を使えば、プロパティ部分の情報が入っているかどうかの確認、またその消去ができるので、この方法も習慣づけておくと思わぬトラブルを避けることができます。

 

【まとめ♪】

ということで、ちょっとした思い付きでこのテーマの記事を書いてみましたが、書きたいことがいっぱいあっていつもより長文になっちゃいました・・・w(´・ω・`)

皆さんここまで読んでくれてお疲れさまでしたぁ☆彡

こーいうノウハウって会社内とかでは直属の上長から教えてもらったりするかもですが、資格試験や何らかの技術情報と違ってあんまり世間一般に公開されている情報ではない気がしています。

だけど、当たり前に知っている人と知らない人では割りと大きな違いがあると思いますし、IT業界のみならずどんな業界でもWordとかExcelって使うと思いますので皆さんのうちの誰かにとって一つでも使えるノウハウがあり、実業務などで使っていただくと超幸せでございます(*´▽`*)♪

みんなで素敵な資料を作りましょう☆彡

 

でゎでゎ☆彡